С каждым годом возрастают объемы информации и число дел, с которыми должен работать юрист в организации. По словам экспертов, значительная часть юридической работы – это повторяемые процедуры. Избавить сотрудников юрслужб от рутины, повысить их эффективность и вовлеченность в важные бизнес-процессы помогут специальные программы и сервисы. Как автоматизировать работу юриста с помощью современных технологий?
Цифровизация проникла во все сферы нашей жизни, но не приведет ли автоматизация к сокращению юристов? Не заменит ли искусственный интеллект специалиста? Эти и другие вопросы обсудили эксперты на круглом столе, организованном Нижегородским региональным отделением Ассоциации юристов России (НРО АЮР) и компанией «Агентство правовой информации» (АПИ).
«За последние десятилетия суть профессии юриста осталась прежней, а вот объемы работы, которую он выполняет, изменились колоссально. Сложно себе представить, что когда-то приходилось вырезать из газет и подшивать все законодательные новшества. Мы живем в другой реальности, на помощь юристу приходят электронные базы данных, автоматизированные системы, призванные повысить эффективность управления юридическими процессами внутри компании. Тема автоматизации юридических департаментов на предприятии интересна, но пока мало изучена нижегородским юридическим сообществом. Поэтому на круглом столе мы собрали ведущих экспертов по этой теме», — высказалась Ирина Фаст, председатель НРО АЮР.
По словам Марии Маклагиной, директора по маркетингу АПИ, автоматизация и оптимизация – это стратегические задачи любой компании, и юристам доступны разнообразные инструменты и современные технологии, позволяющими выполнять свою работу более быстро и качественно.
Цифровые пространства и безбумажные офисы
Необходимость внедрять новые технологии в помощь юристу компании продиктована самой жизнью. Да, он выполняет всё те же функции, что и сотни лет назад – консультирует, выступает в суде, работает с источниками права (читает, анализирует закон), а вот число дел и объемы информации выросли в разы, и причем 3\4 задач, выполняемых юристами, — повторяющиеся, объясняют эксперты.
Как свести к минимуму рутинную работу юрдепартаментов? Все работают с шаблонами исков и договоров в Microsoft Excel, что позволяет, например, сформировать иск или заявление, но информацию приходится заносить вручную снова и снова, при подготовке каждого документа. Современные сервисы позволяют не просто дополнить шаблон договора данными, а создать документ с нуля. Как отметили спикеры на круглом столе, крупные компании переходят на сложные автоматизированные облачные системы и информационные пространства, в которых хранятся массивы информации, успешно внедряют концепцию безбумажного офиса. Например, юридическая экосистема Pravo Tech позволяет оптимизировать работу юрдепартамента и предлагает на одной цифровой платформе инструменты для проверки контрагентов, поиска и анализа судебной практики, автоматизации юридических процессов, создания документов и чат-ботов.
Есть закрытые цифровые среды корпораций, в которых идет обмен информацией между разными подразделениями. Есть открытое информационное пространство, где содержатся базы данных Федеральной налоговой службы, Росреестра, системы арбитражных судов и др.
В итоге автоматизация, с одной стороны, минимизирует рутинные операции (подготовку юридического документа, заключения, ответы на онлайн-обращения), а, с другой стороны, позволяет руководителю оценивать, как работают сотрудники, с какими проблемами сталкиваются — сколько дел рассмотрено, за какой срок, на каком этапе возникают ошибки.
§ИНТЕРЕСНЫЙ ФАКТ: По оценкам экспертов, рост производительности труда после внедрения систем поражает: так, в крупном банке теперь на составление одного иска тратится 10 минут, юрист может вести до 100 дел одновременно.
Как автоматизация поможет сэкономить?
По словам Егора Трубникова, руководителя правовой поддержки ООО «СИБУР Диджитал», в компании создан портал для взаимодействия бизнеса и юридического департамента, что упрощает процесс обращения в юрслужбу, открывает доступ к востребованным сервисам и документам, сокращает время на поиск решения и экономит трудозатраты юристов. Внедрена система управления делами юрдепартамента, которая отслеживает обращения — обрабатывает запрос и маршрутизирует его, а также позволяет управлять архивом. Применяется программа «Конструктор документов», которая позволяет создавать правильные документы через вопросы-ответы и таким образом упрощает работу с договорами. Есть анализатор договоров – система проверки документов на соответствие требований из чек-листа, что повышает скорость экспертизы, позволяет бизнес-пользователям самостоятельно проверять документов, не проходящие через юристов.
«В системе MS Share Point создан реестр нарушений требований охраны труда и промышленной безопасности. Так, мы внедрили автоматизированное составление претензий о простое вагонов. Раньше данные приходилось обрабатывать вручную, заносить в excel. Из-за этого был высокий процент ошибок, описок, дублирований и пропусков, только этой работой постоянно были загружены несколько человек. Программа обеспечивает автоматическую обработку данных, заполнение шаблонов, ошибки отсутствуют при правильном использовании и корректной информации. Этим занимается один человек», — поделилась опытом Светлана Болотина, юрист компании «Принципиум. Юридические консультанты» (партнер СИБУРа).
§ИНТЕРЕСНЫЙ ФАКТ: Благодаря отказу от бумаги и переходу на электронный документооборот в холдинге за 2020 год сэкономили 147 млн руб., 4 млн листов бумаги и спасли 618 деревьев.
«Цифровизация всех процессов в компании Knauf потребовала принятия ряда локальных актов, что позволило оптимизировать работу юристов. Я, как юрисконсульт завода в Дзержинске, согласую договоры из других регионов – Иркутска, Краснодара и т.д. Маркетинговые службы в холдинге не имеют штатных юристов, им помогают согласовать договоры специалисты с других предприятий холдинга», — объясняет главный юрисконсульт «КнауфГипс Дзержинск» Юлия Мельникова.
В компании используют электронную систему согласования договоров на платформе Docsvision, что позволило оптимизировать и стандартизировать работу по составлению и обработке документов. Чтобы внедрить программу, в холдинге ввели положение о договорной работе, где прописаны критерии, от которых зависит маршрут согласования договора. Например, если на площадке присутствует подрядчик, тогда потребуется дополнительная виза службы охраны труда. Учитывают сумму договора – от этого зависит, нужно ли согласовывать с финслужбой. Обязательные типовые условия включили в договоры подразделений Knauf во всех регионах страны, что позволило минимизировать налоговые риски, соблюсти все требования антикоррупционной политики компании, защиты персональных данных, антимонопольного законодательства. К слову, внедрение этой системы позволило организовать работу на удаленке в период пандемии за один день, подчеркнула Юлия Мельникова.
Бизнес может внедрять различные инструменты автоматизации, а какие возможности есть у бюджетных учреждений? По словам Татьяны Егоровой, начальника отдела правовой работы ГБУ НО Кадастровая оценка, многие ведомства и госорганизации используют ресурсы правовой системы «КонсультантПлюс», где содержится более 145 млн документов, и база постоянно обновляется.
«Бюджетные учреждения ограничены в своих финансовых возможностей для внедрения новых автоматизированных систем. Мы стараемся использовать те ресурсы и инструменты, которые нам доступны. Применяем «Консультант Плюс» — это открытая и грамотно построенная система с широким спектром инструментов. Сегодня 50% нашей работы автоматизировано. В наш отдел поступают административные иски, и мы должны подготовить на них отзывы. Юриста сложно загнать в цифровые рамки, это работа творческая, можно автоматизировать лишь часть процесса. Например, в нашем отделе автоматически регистрируются заявления на определение кадастровой стоимости в размере рыночной, система формирует уведомление и решение», — отметила Татьяна Егорова.
От малого к программам за миллионы рублей
«Может показаться, что автоматизация юридической работы – это дорогие сложные программы, доступные только крупному бизнесу. Но это не так – начинать стоит с малого, если нет ресурсов внедрять специальное ПО. Оцените существующий ИТ-ландшафт вашей компании, узнайте в других подразделениях, как они автоматизируют работу, какие программы электронного документооборота установлены. Не обязательно покупать программы за много миллионов рублей – протестируйте то, на чем уже работают ваши коллеги. Апгрейд всей системы лучше проводить постепенно», — считает Егор Трубников.
По словам Светланы Болотиной, чтобы автоматизировать работу юридической службы и внедрить какое-то технологическое решение, нужно пройти несколько этапов:
- Проанализируйте работу вашего подразделения, посмотрите, что вас ограничивает, что мешает ускорить процесс и тормозит вашу деятельность;
- Определите цели, которые вы хотите достигнуть с помощью автоматизации юрслужбы, и какие подразделения будут задействованы.
- Этап упрощения работы и документов — посмотрите свежим взглядов, что можно отсеять в типовой форме, не потеряв в содержании.
- Подготовка шаблонов и построение алгоритма – нужно рассказать подробно программе, что мы делаем в разных ситуациях.
- Внедрите программу и протестируйте ее, исправьте ошибки и откорректируйте процесс.
В каких сферах юридического сектора может использоваться искусственный интеллект?
- Составление исков и завещаний.
- Умный поиск.
- Обработка юридической документации.
- Подготовка отзыва на судебный иск.
- Бот-юрист.
- Классификация входящих документов.
- Управление рисками.
- Аналитические записки.
- Судебно-претензионная работа.
- Предсказание победы в суде.
- Выявление контрафакта.
- Конструктор доверенностей.
Представители юридического сообщества высказали опасение, что активное внедрение автоматизированных систем и возможностей искусственного интеллекта приведет к сокращению юристов в компаниях. Эксперты уверены: не стоит бояться, что юристов станет меньше при развитии искусственного интеллекта — системой управляют профессионалы, которые следят, как программа работает, какие ошибки допускает, исправляют их. Машина не заменит человека – она поможет ему эффективнее выполнять свои обязанности!